Vítejte u již druhého dílu seriálu time management a dnes si rozebereme metodu GTD.

Jak funguje GTD

Základní princip

V GTD pracujeme se dvěma termíny – projekt a úkol. Jednoduchou akci, jako například „vynést koš“ zařadíme mezi úkoly. Naopak úkol „napsat článek“ můžeme rozdělit na více úkolů (sesbírat informace, připravit podklady, načrtnout strukturu), tudíž ho v GTD nazveme projekt. Z praxe vytváříme projekty pouze pokud víme, že úkol budeme řešit delší dobu.

A teď již k samotné organizaci úkolů. V GTD využíváme tohoto workflow diagramu, kde k nám na začátku přijde úkol/problém a nyní musíme rozhodnout, co s ním. Pokud nyní nemůžeme úkol řešit, pošleme ho do koše (Trash) či odložíme do Someday. Dále rozhodujeme, zda úkolem je úkol, či rozsáhlejší projekt. Dále nás čeká pravidlo 2 minut, které nám říká, že pokud je úkol vyřešitelný do 2 minut, udělejte ho ihned (Do it now). Pokud není řešitelný do 2 minut, můžeme ho Delegovat , či zařadit do našeho nástroje pro time management.

Zařazení úkolu do nástroje

Capture – Zapsat

Hlavní myšlenkou GTD je přenést veškeré úkoly, nápady, poznámky z vaší hlavy do vašeho nástroje. Jako nástroj může sloužit diář, aplikace, nebo i obyčejný papír. V GTD používáme termín inbox který slouží jako skladiště všeho, co vás napadne. Jednoduše dostanete nový nápad? Hned s ním do inboxu. Většina lidí se totiž potýká s problémem, že dostane přes den pár zajímavých nápadů, ale druhý den si na žádné nevzpomenou.

Všechny myšlenky, úkoly, nápady, poznámky tedy do složky inbox.

Organize – Organizovat

Jakmile si zvykneme na princip ukládání myšlenek do inboxu, můžeme začít náš inbox třídit. V GTD používám osobně následující možnosti řazení:

• Inbox
• Do it now
• Today
• Next
• Scheduled
• Waiting for
• Someday

Do it now

Úkoly, které potřebují okamžitou pozornost .

Today

Úkoly, které máte naplánované na dnešní den – today to-do.

Next

Úkoly, které nemají stanovený deadline, ale máte je v plánu dokončit.

Scheduled

Úkoly, které jsou naplánované na konkrétní datum.

Waiting

Úkoly, které vyžadují akci třetí strany, např. při čekání na podklady k tomuto článku hodím úkol „Napsat článek“ do waiting s pozn., že čekám na doručení podkladů.

Ještě můžeme zmínit volbu „Delegate„, kdy můžete úkol „hodit“ na někoho jiného. Já ovšem v rámci boje proti prokrastinaci a i z osobních důvodů pracuji na všech úkolech sám.

Process – Proces

Dostali jsme se do bodu, kdy máme veškeré naše úkoly i myšlenky přeneseny do našeho GTD nástroje a nyní se můžeme pustit do řešení úkolů.

Nástroje pro GTD

• Diář
• Kalendář
• Aplikace (Doit, Any.Do, OmniFocus)
• Papír a tužka

Slovo závěrem

Žádná metoda time managementu nebude fungovat pokud ji vy sami nebudete používat. Vyberte si proto vhodný nástroj k organizaci vašeho času (viz. níže) a zkuste tuto metodu aplikovat po dobu 21 dní. Studie prokázala, že pokud provozujeme určitý návyk po dobu 21 dní, stává se z ní rutina. Mně osobně time management pomohl zvláště v rozlišování podstatných a nepodstatných úkolů a i v zamyšlení se nad plánováním života.